Es pertinente definir algunos aspectos relacionados con la devolución del pago indebido y pago en exceso:
Pago Indebido: Se estima que es el que se realice por un tributo no establecido legalmente o del que haya exención por mandato legal; el que se efectúa sin que haya nacido la respectiva obligación tributaria, conforme a los supuestos que configuran el respectivo hecho generador.
Pago en exceso: Aquel que resulte en demasía en relación con el valor que debió pagarse al aplicar la tarifa prevista en la ley sobre la respectiva base imponible. La administración tributaria, previa solicitud del contribuyente, procederá a la devolución de los saldos en favor de éste, que aparezcan como tales en sus registros. En los plazos y en las condiciones que la ley y el reglamento determinen, siempre y cuando el beneficiario de la devolución no haya manifestado su voluntad de compensar dichos saldos con similares obligaciones tributarias pendientes o futuras a su cargo.
El reclamo se realiza por escrito y debe contener:
- Designación de la autoridad administrativa ante quien se la formule.
- Nombre y apellido del compareciente; el derecho por el que lo hace; el número del registro de contribuyentes, o el de la cédula de identidad, en su caso.
- La indicación de su domicilio permanente, y para notificaciones, el que señalare.
- Mención del acto administrativo objeto del reclamo y la expresión de los fundamentos de hecho y de derecho en que se apoya, expuestos clara y sucintamente.
- Petición o pretensión concreta que se formule.
- Firma del compareciente, representante o procurador y la del abogado que lo patrocine.
A la reclamación se adjuntarán las pruebas de que se disponga o se solicitará la concesión de un plazo para el efecto.
El plazo que tienen los contribuyentes para presentar los documentos, se considera plazo probatorio cuando lo solicite quien hará el reclamo. Será fijado de acuerdo a la importancia de los hechos, pero no excederá de treinta días.
En los casos en que el trámite lo realice una persona natural, ésta necesitará:
- Original de cédula de ciudadanía o pasaporte y papeleta de votación del último proceso electoral.
- Si el trámite lo realiza una persona con discapacidad, adicionalmente debe adjuntar copia del carnet de discapacidad emitido por el Ministerio de Salud Pública o el Consejo Nacional de Igualdad de Discapacidades.
- Si el trámite lo realiza un sustituto de una persona con discapacidad se deberá tomar en cuenta en el Acuerdo Ministerial No. 131 publicado en el Registro Oficial 681 el 1 febrero de 2016, en el que se expide el Instructivo para la calificación y certificación de sustituto de persona con discapacidad y sustituto por solidaridad humana del Ministerio de Inclusión Económica y Social.
Si el trámite es realizado por una persona jurídica:
- Original de la cédula de ciudadanía o pasaporte y papeleta de votación del último proceso electoral del representante legal.
- Copia del nombramiento del representante legal, únicamente cuando no se encuentre actualizado en la página web de la Superintendencia de Compañías o cuando el firmante del escrito no sea el representante legal.
En el caso de realizarse por un tercero:
- Copia de la cédula de ciudadanía o pasaporte y papeleta de votación del último proceso electoral del solicitante.
- Si la solicitud es de una persona con discapacidad, adicionalmente debe adjuntar copia del carnet de discapacidad emitido por el Ministerio de Salud Pública o el Consejo Nacional de Igualdad de Discapacidades.
- Original de la cédula de ciudadanía del tercero que presenta el trámite.
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