La Facturación Electrónica, es una factura como las de papel, solo que ahora es la solución para facilitar el manejo de las facturas dentro de una empresa. Al utilizar este mecanismo, en lugar de la factura tradicional en papel, se logra mejorar todos los procesos de una empresa, al minimizar el error humano e incrementar la eficiencia en el manejo de documentos.
En ecuador se implemento un ambiente legal y fiscal apto para enviar y recibir comprobantes electrónicos desde mayo del año 2002. A partir de esta fecha numerosas empresas han utilizado la facturación electrónica.
Las facturas cuentan con un código digital que permite comprobar su origen y autenticidad, así como un número que indica la transacción.
En cuanto a las PYMES, se debe tener claro que es una factura electrónica con los mismos efectos legales que una tradicional física. Por lo cual, poner en práctica este medio, es amigable con el medio ambiente.
La firma electrónica tiene que ver con aspectos jurídicos, y el primer paso para emitir comprobantes electrónicos es obtener la firma mediante el Banco Central del Ecuador a través de la ventanilla en el Registro Civil.
El proceso de facturación electrónica comienza con la emisión de la factura:
- Por medio de un sistema que haya contratado o propio se crea la factura y se guarda en una base de datos.
- Posteriormente se firma con un certificado electrónico que asegura el contenido de la factura y añade el sello digital a la misma.
- El emisor de este documento envía al cliente por medio de las plataformas digitales o medios acordados.
- Luego del envió, se genera una copia que servirá como original en la base de datos.
Desde el punto de vista del cliente, la recepción de la factura es de la siguiente manera:
- Recibe la factura en formato digital y la almacena en su propia base de datos, que le permitirá consultarla o bien sea el caso, imprimirla.
- Este documento guarda la información necesaria para que pueda validarse.
- El cliente guarda la información del emisor, para posteriormente conservarlo como proveedor.
Beneficios para las PYMES:
Implementar este sistema electrónico trae beneficios en cuanto a los gastos en papelerías, por la elaboración de facturas físicas. Ademas de facilitar el resguardo de documentos y los procedimientos de auditoria. De manera que, este sistema de facturación facilita también el calculo de impuestos en las compañías.
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